共享服务中心在企业中的应用-语鹭智能

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共享服务中心在企业中的应用

行业洞见2024-06-25 23:12:08

共享服务是将集团内各业务单元分散处理的事务性和专业服务工作剥离出来交由一个专门机构运作，为各单元提供统一、专业和标准化服务的工作模式。

一 共享服务中心的发展

共享服务，是当前各企业竞相探索实践的一种新型管理模式。1962年IBM首创成立共享中心。2005年，中兴通讯建立了中国国内第一家财务共享服务中心，以共享服务为基础，中兴通讯最早建立了一套战略财务、业务财务、财务共享及专家团队四位一体的全球财经管理体系。经过不断探索和实践，2013年中兴财务云发展成为中国第一家全球财务共享服务中心，负责全球90个国家的核算业务，116个国家和地区的资金管理，服务语言多达25种，是中兴通讯的全球核算中心、国际资金中心、全球费用中心、全球税务中心、会计档案中心及管理数据中心。

随着共享中心实行范围的越来越广，目前国内越来越多的企业尤其是一流企业建成使用。能源企业随着自身发展的需要，也开启了共享服务中心探索之路，中国石化作为央企在共享服务领域最早的探路者， 2013年，以财务共享服务为试点，开启了共享服务建设进程。2015启动人力资源共享试点。

2017年，成立了中国石化共享服务有限公司，是我国石油企业首家共享服务专业公司，央企成立的首家共享服务专业化公司。2020年，共享服务公司积极开拓外部市场，先后与国家能源集团和南光集团达成合作意向，将为两家央企提供人力资源共享服务规划建设管理咨询，标志着中国石化人力资源共享迈出了外拓管理咨询市场的第一步。

兖矿在考察学习了中兴云后，自己的共享中心项目于2015年10月正式启动，成为全国煤炭行业首家共享中心。其共享中心将按照“煤业—集团—境外”的顺序稳步推进，还将成立“兖矿云技术服务有限公司”，不仅为内部单位，还可以为社会企业提供共享服务。

2017年以来，国内各大能源企业中石油、陕煤集团、国家能源集团、平煤神马等，都开启了共享服务中心探索之路。

二 共享服务的特点、适用范围和实施路径

对共享服务特点和适用范围的分析，是决定是否启动共享服务体系建设的前提，对实施路径进行分析则是确定建设策略的重要基础。

1.共享服务的特点

共享服务借助精细化专业分工、标准化流程和先进信息技术进行运作，颠覆了传统的职能部门工作方式，以“服务”为定位从事业务，具备以下主要特点：

规模化优势，通过合并协调性差和完全迥异的业务活动而形成规模经济，降低交易成本，服务客户越多，规模优势越明显，也就越有生命力；

专业化效应，共享服务中心拥有专业化的知识和人员，为各业务单元提供专业化服务，能做到“专业的人做专业的事”，大大提高业务处理专业化水平；

标准统一性，共享服务中心通过对不同业务单元的业务流程进行标准化，建立统一的操作模式，按照统一流程运作，执行统一标准，降低管理成本；

技术先进性，共享服务中心通过高效率、高度集成的信息系统和电子通信技术处理业务，始终专注于方法创新、技术创新；

服务协议化，共享服务中心与所服务的业务单元之间，通过签订服务水平协议，界定双方关系，明确服务内容、工作期限、质量标准和付费办法等；

服务导向性，共享服务中心将业务处理转化为服务，把服务转化为产品，以服务为中心，以客户需求为导向，以提高客户满意度为宗旨，为集团内各业务单元或外部客户提供服务，并按照服务协议收取费用。

2.共享服务的适用范围

实施共享服务的前提，是将分散在集团内各业务单元分别处理的业务进行整合，采用相同的运作模式、业务流程和规则处理，这些业务必须是容易标准化的业务，如财务会计、人力资源、供应链、IT、客户关系和金融业后台处理职能等。

在企业生产经营价值链核心环节中大量重复性高、可标准化的专业工作，也可剥离出来进行标准化后实施共享。

按照业务内容，常见的共享服务中心分为财务、人力资源、信息技术、客户服务、采购/供应链和行业性服务等。一般来讲，共享服务模式主要适用于大型企业集团，一方面可将各业务单元的执行性业务整合到共享服务中心，减少人员配备，降低人工成本；另一方面，各业务单元的执行性业务整合后，有利于快速统一服务标准、行为方式、业务规则，提高工作效率和标准化程度，形成规模经济，降低成本。

另外，共享服务模式还适用于重组、并购、变革比较频繁的企业，将后台支撑部门整合到共享服务中心，企业在建立新业务、扩大企业规模时，不必再考虑为新业务单元建立财务、人力资源等支持职能，大大降低管理难度，促进新业务快速整合。

3.共享服务实施路径

实施共享服务主要是为了提高效率、降低成本、规范管理、提升能力、创造价值。为实现这一目标，从国际大公司的成功实践看，必须把实施共享定位为一项重大变革和管理转型，因此，公司高层领导甚至是最高决策者要高度重视，加强顶层设计，制定完善的实施方案。

三 共享服务中心的组织模式分类及应用案例

总体来看，共享服务的组织模式分为独立实体型组织、联合平台型组织两种。

（一）独立实体型组织—中国石油人力资源共享服务中心

2017年11月，为落实中国石油集团公司全面深化管理体制改革的部署，中国石油首个共享中心在西安投运，驻陕7家单位试点上线，其中开展人力资源共享3类18项业务试点。中国石油人力资源共享服务遵循共享服务体系建设的一般规律，深入研究国有企业人力资源管理相关政策及要求，结合集团及成员企业的特殊情况和问题，按照构建“三位一体、专业分工、高效协同”的新型管理体制思路及“由点及面推广、先易后难实施”的策略，逐步建设了具有中国石油特色的人力资源共享服务体系。

1.架构设置

中石油人力资源共享服务按照“一个平台、多路共享”建设思路，提供财务和人力资源业务共享服务。其组织机构按照“1+3+N”设置，即1个管理中心，3个区域中心，N个服务部。

1个管理中心：设置在北京，承担共享管理职能和总部、专业公司、海外、科研、金融、国际贸易的相关共享业务运营及专家中心职能

3个区域中心：承担共享运营交付职能，初期按照属地就近原则承接业务，具备条件时可在区域中心原有职能基础上赋予专项职能，如发票管理中心等，面向全集团公司承接业务

N个服务部：在有大型地区公司作为依托、人员和场地储备较充裕、共享业务所需人数超过50人的城市，设置若干服务部，支持区域中心完成交付

2.实施路径

中石油总体按照“先易后难，稳妥推进，成熟一项，实施一项”的原则推进，先期服务对象主要为业务用户（以成员企业各级人力资源部门为主）服务；随着共享服务范围和服务手段完善，终将过渡到直接为全体员工提供服务上。

2017年明确了启动集团公司人力资源共享服务试点工作；2021年实现了薪酬全覆盖；计划于2023年社保和统计分析服务实现全覆盖；2025年底人力资源共享服务全部业务在中国石油企业实现全覆盖。通过与所属企业签订人力资源共享服务水平协议（SLA）+人力资源共享服务交付协议来实现。共享服务人员全部从成员企业人力资源管理队伍中选拔。

3.（西安试点中心）实施效果

实施人力资源共享服务后，业务规模从首批3类11项业务发展到目前5类20项业务。试点企业经济效益和管理效益显著提升。以长庆油田为例，共享之前，从事“薪酬核算与发放”和“员工入离调转”等业务专兼职人员为296人，按全时工作人数折算约为164人。实施共享以后，首批西安中心配置运营人员25人，工作效率提升了5倍多；薪酬核算与发放业务的处理时间，比纳入共享前缩短1至4天。

（二）联合平台型组织--北京首都创业集团审计共享服务中心

为推动新时代内部审计工作高质量发展，首创集团于2016年组建了审计共享中心，经过多年实践，审计共享中心逐步完善和成熟，实现了集团系统审计资源的统筹协调和高效利用，增强了风险管理能力和价值创造功能，取得了良好的经济效益、管理效益和社会效益。其共享中心具有以下特点：

1.从金字塔型到平台型组织

首创集团审计共享服务中心打破传统金字塔型从上而下的逐级管理模式，建立平台型组织，实现内部审计组织管理结构的扁平化、信息化和网络化，提高审计工作效率。在审计共享中心中，集团审计部是统领和核心，各级子企业内审机构是中坚力量；集团审计部与各级子企业内审机构既是上下级、领导与被领导关系，又是协同合作、互利共享的关系；既能有效保证集团审计部对全系统内部审计工作进行指导和监督，又能充分发挥各级内审机构的积极性和主动性。

2.从松散型到联合型组织

审计共享中心依托信息化平台，在工作计划、项目实施、队伍建设、成果运用等方面进行集中管理，实现集团系统内部审计工作一盘棋，有效解决审计主体各自为战、单打独斗、力量分散的局面。大型综合性审计项目由审计共享中心组成联合审计组，统一组织实施、统一调配资源和统一业务督导，形成整体合力。普遍性、经常性审计项目由各级内审机构自行实施，审计共享中心定期或不定期地组织交叉互审。

3.打造内部审计人才大智库

全面掌握集团系统内部审计人才储备与发展状况，建立项目主审人才库、外部专家人才库和中介机构资源库，按照专业特长、经验资历等特定标准，对会计审计、经济法律、资产管理、纪检监察、组织人事等内部资源，以及主管部门、行业协会、中介机构、专家学者、业界代表等外部资源进行科学选拔，将能干事、肯干事、干成事的优秀人才筛选纳入人才智库，培养和储备一批高素质人才。对人才智库实行动态管理和定期更新，根据集团内部审计发展需要，不断调整和充实人才储备。

4.科学调配、统筹安排审计资源

最大限度调动审计共享中心人员工作的积极性、主动性和创造性，力求把最合适的人安排到最需要的岗位，有效缓解审计任务重、人员力量不足以及专业人才短缺的突出矛盾。设计并推行“派驻制”和“借调制”，推荐和安排专业人才到集团总部及下属公司重要岗位挂职锻炼和轮岗交流。

总结

不同组织模式的共享中心，其实质就是是企业内部的服务外包。通过企业中的专业分工和相互协作，提高企业的整体生产力，降低企业的成本，提升了企业的经济效益、社会效益和管理效益。面对市场竞争日益激烈的状况，企业核心主业会不断做出优化调整，后援服务必须能够跟上。中心要有专门人员负责衔接，及时了解核心主业的发展动向，预判其可能采取的措施，提前做出准备。

共享中心做为企业中的一份子，熟悉企业内部的情况，能够得到组织的充分信任。在与外包公司的长期合作中，也会建立起很好的信任关系。做为连接者在沟通协调中具备天然的优势。因此，专业、高效的共享服务受到越来越多的企业青睐。

转摘来源：北大纵横

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